プライバシーポリシーに関して

プライバシーポリシーに関して

有限会社エクサ(以下、「当社」といいます)ではお客様に当社をご利用して頂く際に、お客様の氏名、住所、電話番号、e-mailアドレスなどお取引やご連絡に必要な情報(以下「個人情報」といいます)を開示していただきます。 当社は、個人情報保護法の趣旨のもと、このプライバシーポリシーに沿って個人情報を厳重に取り扱います。このプライバシーポリシーは、当社が開示いただいた個人情報の取扱いに関するお客様と当社との間のお約束です。

1.守秘義務

ご依頼をされる企業様向けの守秘義務で、当社スタッフはご依頼主様の情報は社内のみで伝達をし、 プライベートなどでその情報が漏洩しないように
クライアント様の守秘義務の誓約を受理した者のみ、勤続しております。
と同時にご依頼主様の守秘義務を厳守するために、特定の方の情報をむやみに第三者の方にはお伝えしていません。

尚、SEO対策(検索エンジンの最適化対策)で、ご依頼主の紹介を当社のホームページ(及び関連ページ)での実施はご了承いただいています。

当社は守秘義務を社内で統治しています、その作業自体が公に公開されるまで、必ずその案件自体の内容などは一切口外いたしません。

2.個人情報の利用目的について

当社は個人情報を以下の目的で利用させていただきます。

お客様に関わる業務、当社でご購入いただいた商品の発送および代金の請求等、弊社が提供するサービスのためにお客様の氏名、住所、電話番号などの連絡先情報を利用します。また、代金の請求に関連してご指定いただいたクレジットカード番号、銀行口座などのお支払情報を利用する場合があります。コンサルティング時、サポート、顧問契約作業中ご注文の内容を確認するために、お客様の氏名、住所、E-Mailアドレス若しくはIDやパスワードなどの連絡先及び個人取得IT系の無形及び有形資産を含めた、アクセスを必要とする業務、ご注文いただいた商品の種類や数量、ご請求金額などの情報を利用します。お客様に当社が行うキャンペーンや商品・サービスのご案内をするために、ご利用された履歴や、お客様の氏名、住所、e-mailアドレスなどの連絡先情報を利用します。当社のサービス改善を行うために、お客様から寄せられたご意見やアンケートの結果、ご利用履歴などを利用します。お客様からのご要望、お問い合わせに対する回答をするために、お客様の氏名、住所、e-mailアドレスなどの連絡先情報を利用します。

開示の際はご本人確認が必要です。ご注文いただいた商品の種類や数量、ご請求金額などを表示させ、又はメールやFAXなどを用いて表示いたします。 不正な目的をもって、有形・無形の資産を使った公的秩序に反する行為や商品を注文するような方にサービスのご利用をお断りするために、不正な目的での利用がなされたと判断したお取引に関するお客様の氏名、住所、ご注文いただいた商品の種類や数量、金額などは、公的機関もしくは管理会社などに開示する場合があります。

3.個人情報の管理について

当社は以下の体制で個人情報を管理します。

個人情報保護法やガイドラインに従って必要な社内体制を整備し、従業員から個人情報の取扱いを適正に行う旨の誓約書を取得できた社員のみ業務に従事できるようにしてします。社内でのデジタル機器の管理には全てIDとパスワードに暗号化を用いて、無作為にアクセスできないようにしてあります。
個人情報の利用を業務上必要な社員だけに制限し、個人情報が含まれる媒体などの保管・管理などに関する規則を作り、個人情報保護のための予防措置を講じます。
※派遣社員並び契約社員には、お客様の個人情報のみ開示しますが、その他の個人情報を管理している機材を含めた、他の個人情報は自ら観覧できないように社内で管理しています。システムに保存されている個人情報については、業務上必要な社員だけが利用できるようIDとパスワードを用意し、アクセス権限管理を実施します。なお、IDとパスワードは漏えい、滅失のないよう厳重に管理します。
サービスに支障が生じないことを前提として、個人情報の受領時から一定期間経過後、個人情報は随時削除していきます。

4.第三者提供について

ご注文・お問い合わせの際には、このプライバシーポリシーを理解のうえ、「1.個人情報の利用目的について」に記載の情報提供がなされることに同意のうえ、ご注文いただくことになります。尚、当社は頂いた個人情報を社員には誓約書を契約済みの社員しか、その情報が見ることができないように、 厳重な管理体制をとることを義務付けています。

5.個人情報の開示について

当社は、お客様の同意がない限り、個人情報を第三者に開示することはありません。
ただし、以下の事例に該当する場合はその限りではありません。
・法令に基づき裁判所や警察等の公的機関から要請があった場合
・法令に特別の規定がある場合
・お客様や第三者の生命・身体・財産・名誉を損なうおそれがあり、本人の同意を得ることができない場合
・法令や当社のご利用規約・注意事項に反する行動から、当社の権利、財産またはサービスを保護または防御する必要があり、本人の同意を得ることができない場合
お客様から個人情報の開示要求があった場合は、本人であることが確認できた場合に限り開示します。
注:本人確認の方法
本人であることが証明できるもの(免許証、保険証など)の写しを、当社宛にご郵送してください。 内容を確認させていただき、本人であることが明確になり次第、開示させていただきます。

6.代理店・パートナー制度について

当社は、代理店やパートナー制度を実施しております。前記までの個人情報に関して、代理店、パートナー様からの紹介による、お客者の個人情報に関して、パートナー様の承諾の無いままに、当社が利用する事は一切いたしません。 尚、新サービスの案内などがあった場合はこれに限りませんが、新サービスに関しても代理店様に告知をはじめに行った上で必ず実施いたします(実施方法はE-Mailおよび専用サイトでの告知とさせて頂きます)

エクサでは、代理店。パートナー制度にてご契約頂いた、お客様が、どの代理店・パートナー様からのご紹介かが即座に分かる管理体制を保持し、代理店・パートナー様の営業に支障をきたす行為を社内でも行わないように、社員全員にも入社時(業務開始前)に誓約書を交わし、個人情報管理の徹底に努めます。

前記の社内の個人情報管理の誓約内容は、入社時(業務開始前)に確定し、退社した場合は退社後も個人情報の保護を誓約させ、部外者になったものが個人情報をむやみ利用した場合は、その損害を弁済する誓約をさせていただいてます、代理店・パートナー制度を含めた全顧客の個人情報の保護を徹底しています。

7.ご質問やご提案について

ご質問やご意見がありましたら、当社までお問い合わせください。

8.改正について

本個人情報の保護方針(プライバシーポリシー)は、改正する場合がありますが、お取引先の皆様は改正後は改正ルールにご同意頂いた事と致します。尚、改正箇所は以下に改正時に概略を記載いたしますので、ご確認下さい。

2010年5月1日 発行
2011年6月8日 改正
2015年12月7日 改正 8改正についての項目追加,7ご質問やご提案について、及び誤字にて一部文面を訂正。

情報管理責任者:【東田 欣也】

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